Je offerte planning is van uiterst belang om het werk wat voor ligt te visualiseren en de voortgang te bewaken. Niet alleen voor de bid/proposal manager, maar voor het hele team. Maar voor de aankomende bid/proposal manager is dit een lastig onderdeel. Vorige week was ik bij een bid manager die geen bid manager was. Hij had wel meegewerkt aan offertes als technisch auteur. Nu was hij door personeelsgebrek tijdelijk “gepromoveerd” tot bid manager.
Plannen, mensen in je team krijgen, schrijven, reviewen, produceren, afleveren en het managen van het hele offertetraject is hard werken, maar geeft wel veel voldoening. Al dit werk is cruciaal voor het succes van iedere offerte, groot of klein. Zonder de juiste mensen die de juiste dingen doen op het juiste moment zal een offerte waarschijnlijk doen falen. En als je geen goede offerte hebt dan kon dat contract ook weleens niet doorgaan. Een goede offerte planning is cruciaal!
Het managen van tijd en de mensen die je hebt zal het verschil gaan maken. Om dit te doen moet je alle activiteiten inplannen die uiteindelijk de offerte opleveren. Activiteiten van book captains, volume leaders (excuus voor de engelse termen), technocraten, schrijvers, graphical artist, reviewers, desktop publisher, print shop; iedereen die betrokken is bij je offerte kijkt in je planning om zijn werk te managen.
Het stappenplan hierna geeft een aanbeveling hoe je een offerte planning kunt maken.
Offerte planning met reserve tijd
Plan 10% van je tijd in als reservetijd om tegenslag op te vangen. Je kent het wel: onvoorzien werk, problemen, het schuiven van op te leveren werk. Denk aan Murphy’s Law: “If it can go wrong, it will go wrong!” 🙂 .
Een lijst van alle activiteiten
Stel een lijst op met alle mijlpalen en activiteiten die ingeroosterd moeten worden. Zo nodig onderverdeel je de grotere activiteiten in kleinere onderdelen.
Plan achteruit
Daarna plan je alle activiteiten en mijlpalen in, te beginnen bij de opleverdatum! Zet alles in je planning, inclusief je reservetijd.
Voorkom wachttijden
Probeer zoveel mogelijk de activiteiten parallel te laten verlopen, niet na alkaar. Hiermee verminder je wachttijden en de kans op uitlopen van de planning. Voorkom bottlenecks.
Zet je mensen optimaal in
Wijs één persoon aan per taak, met een heldere start- en eindtijd en laat hem/haar gaan na opleveren van het werk. Voorkom dat er mensen gedurende de gehele projecttijd aanwezig zijn om kosten te beperken. Betaal voor het werk, niet voor de aanwezigheid! Als er meer mensen aan een taak werken, maak er dan één de hoofdverantwoordelijke.
Plan realistisch
Gebruik standaard tijden om een realistische inschatting van het werk te maken. HIeronder staat een lijst zoals gebruikt wordt door APMP. Het beste is natuurlijk om je eigen inschatting te hebben, gebaseerd op jouw omstandigheden.
| Taak | Standaard tijd |
| Schrijf nieuw materiaal | 4 blz/dag |
| Tekst herzien, aanpassen | 8-10 blz/dag |
| Proeflezen | 20-25 blz/dag |
| Maken, wijzigen van een eenvoudige afbeelding/graphic | 1-2 uur |
| Maken, wijzigen van een complexe afbeelding/graphic | 2-6 uur |
| Deelnemen aan een Red Team review | 40 blz/dag |
| Desktop publishing (bij een “schone” bron levering) | 30-60 blz/dag |
Tabel 1: Geschatte standaard tijden per offerte taak volgens APMP
Gebruik deze standaardtijden totdat je je eigen standaardtijden hebt ontwikkelt.
Gebruik standaard werktijden
Behalve voor erg korte offertetrajecten, houd je de weekends, vakanties en feestdagen vrij. Deze dagen kunnen later nog nodig zijn voor crash-acties!
Plan voor productie
Laat je proeflezers, desktop publishers of productie personeel niet opdraaien voor de te late oplevering van de anderen!
Plan je reviews
Zorg voor voldoende tijd om te reviewen en vooral ook om het commentaar te verwerken.
Manage volgens je planning
Houd dagelijks een korte (stand-up) meeting om je medewerkers gefocussed te houden op elke (deel)oplevering. Laat duidelijk zien wat er geleverd moet worden en het effect van schuivende leverdata. Het is beter nù over te werken om deze mijlpaal te halen, dan alle overwerk te laten optellen tot de laatste dag!
Planning voor iedereen zichtbaar
Zorg dat iedereen toegang heeft tot je planning. Zorg dat iedereen zijn taak en leverdatum kent. Plak je planning aan de muur, bij voorkeur een groot exemplaar, zichtbaar voor iedereen. Houd je planning up-to-date.
Dit stappenplan was voor deze tijdelijke bid manager een enorme hulp. Het gaf hem overzicht en maakte hem zelfverzekerder om zijn eerste offerte traject op te pakken.
Welke stappen onderneem jij om je planning op te zetten?