“Kun je een proposal workshop geven op het komende Marketing & Sales seminar”? Mijn groepsleider komt binnen en kijkt verwachtingsvol naar me. Het is een open deur: dit is waarvoor ik hier ben aangenomen! Maar eens informeren naar waarom, wie, wat, waar. Het hoe komt later.
Waarom een seminar?
De sales managers en marketing managers zien elkaar bijna nooit en het wordt hoogste tijd om wat tijd met elkaar door te brengen, van elkaar te horen en van elkaar te leren. Netwerken tussen collega’s. Ook de bid en proposal managers worden uitgenodigd. Een even belangrijke doelstelling van het seminar is om klantgerichtheid te vergroten en de proposal kwaliteit nog meer onder de aandacht te brengen. Hoe breng je dat samen?
Er wordt daarom een twee-daags seminar georganiseerd in een hotel hier in de buurt. Er zijn sprekers uitgenodigd, zowel intern als extern. Business development en marketing strategie worden besproken en de nieuwste producten gepresenteerd. Ook moet er aandacht gegeven worden aan de kwaliteit van onze offertes en de management samenvattingen. Daar wordt ik voor benaderd: een proposal workshop!
Een proposal workshop opzetten
Hmm, een workshop, management samenvatting, klantgerichtheid,… Ik overleg met een collega en we besluiten om de deelnemers in de schoenen van de klant te plaatsen en de opdracht luidt:
“U bent benoemd tot evaluator van twee ingestuurde aanbiedingen. De management samenvatting ligt op uw bureau. Lees ze door, score ze en breng advies uit aan uw management en onderbouw uw advies.”
O ja, er komt nog een opmerking binnen: er zijn 140 deelnemers!
Dus gaan we in groepen werken. We zorgen dat er een voorzitter per groep is en dat er gestemd gaat worden welke management samenvatting de beste was, inclusief drie argumenten. Deze moeten planair gepresenteerd worden.
De grote dag
De grote dag is aangebroken. Na de uitleg is het stil in de zaal met 140 mensen: er wordt gelezen. Er staat tijdsdruk op: ze hebben maar vijf minuten per aanbieding gekregen. Als er gestemd is en de argumenten op Post-Its zijn geschreven, komen de voorzitters naar voren en presenteren hun keuzes. Er is goed gelezen en juiste argumenten zijn opgevoerd. Er ontbreekt echter één argument: de goede top-down benadering van één van de management samenvattingen.
Ik had ook een aantal argumenten bedacht en op papier gezet, voor het geval die niet genoemd zouden worden. Mijn Post-It komt ook op het bord. Ik had dit wel verwacht en in de lobby van het hotel een krant meegenomen: Le Figaro. Je kunt elke krant blindelings pakken want ze schrijven allemaal top-down. Dus ik houd de krant omhoog en laat zien wat dit inhoudt. Een pakkende en beschrijvende titel, een samenvatting in afwijkend lettertype. Een foto met daaronder een kernboodschap. Een tekstvak wat de aandacht trekt. Een quote. En natuurlijk het eigenlijke artikel met het hele verhaal, achtergronden en consequenties. Het lijkt wel een offerte!
Take-away
Daarom mijn take-away voor de aanwezigen: schrijf als een journalist, schijf je aanbieding als een krant!
Heb jij weleens een workshop georganiseerd met een dergelijk onderwerp? Deel je ervaring hier en doe ideeën op van anderen!