Ga je een ruimte inrichten voor het samen werken aan offertes, een zogenaamde war room? Lees dan verder over het gebruik en inrichting ervan.Op mijn vorige blog artikel reageerde iemand en noemde daarin het gebruik van een war room. Nu ben ik toevallig bezig met het opzetten van zo’n war room op mijn werk. Goede gelegenheid dus om hierover te schrijven!
Wat is een war room
Het oorspronkelijke gebruik van een war room was inderdaad ten behoeve van oorlogsvoering. Winston Churchill gebruikte een bunker onder Westminster als zenuwcentrum tijdens de Tweede Wereldoorlog. Deze gangen en ruimtes staan bekend als de “Churchill War Rooms”. Hier vanuit werd de route naar de overwinning uitgezet. Samenwerking, teamspirit, informatie beschikbaar, korte lijnen: klinkt als de route naar het winnen van een contract!
This is the room from which I will direct the war. – Winston Churchill
War room voor offertes
In onze offertewereld wordt ook vaak gesproken over een war room. Waarom een war room? Het samenbrengen van een (offerte)team in één ruimte tijdens tijd kritisch werk heeft veel voordelen.
Great things in business are never done by one person. They’re done by a team of people. – Steve Jobs
Van dagelijkse “stand-up meetings” tot snel overleg en gezamenlijk problemen oplossen verhoogt efficiëntie en teamgeest. Eén van de klassieke offertetechnieken is om visueel de status van een offerte aan de muur te hebben. Offerte outline en ontwerp, teksten die gereed zijn voor review en ideeën op Post-It’s™ worden aan muur geprikt/geplakt en vormen zo overzicht én detail van de offerte. Ook planning en eindresultaten zijn voor iedereen zichtbaar. Tegenwoordig noem je dit “visual management”, een term uit Lean Management, maar Churchill gebruikte dit al!
Eisen aan de war room
Als je, zoals ik, een war room gaat inrichten, waar moet je dan aan denken? De volgende aspecten zijn van belang:
Visueel
Zorg dat er voldoende “muur” is om informatie te presenteren:
- Proposal management: planning, win thema’s, actiepunten, voortgang
- Concept teksten
- Offerte baseline
- Offerte proces flowchart
- Relevant posters.
Dit kan door middel van :
- Kurkborden, waar je papier kunt opprikken
- Whiteboards, waar je met magneten papier aan kunt hangen (zware magneten kunnen tot wel 20 pagina’s dragen!) en waar je op kunt schrijven
- Papierrail waar je teksten aan kunt hangen
- Projectoren / grote schermen gekoppeld aan computer(s), ook interactief via touch-screen
- Kanban bord.
Samenwerken
Samenwerking is hèt kernwoord van een war room. Zorg dus voor ruimtes waar mensen kunnen samenwerken. Gebruik van netwerk, printer en laptop/PC met projectie mogelijkheid is een must. Een aparte ruimte waar geprint kan worden. Een ruimte waar privé overleg kan plaatsvinden voor bijvoorbeeld prijsdiscussies en telefoongesprekken zonder anderen lastig te vallen.
Communicatie
Voldoende communicatiemiddelen op allerlei vlak. Natuurlijk telefoon en telefoonconferentie, videoconferentie voor virtual team meetings en internet toegang. Is er een encrypted verbinding nodig met partners?
Beveiliging
Op verschillende vlakken moet een war room beveiligd zijn. Ten eerste wil je niet dat zomaar iemand deze ruimte binnen kan. De “vijand” kijkt ook mee! Zorg dus dat je er een systeem is van toegangscontrole via bijvoorbeeld een pas lezer. Zorg ook dat je geen informatie lekt via je IT netwerk, internet gebruik en afvalbakken (gebruik shreders!). Denk ook aan gevoelige (prijs)informatie op witborden die door de schoonmakers gelezen kan worden of via het raam vanaf de tegenoverliggende flat.
Failsafe systemen
Zorg ervoor dat de techniek je niet in de steek laat. Een back-up van al je informatie is een absolute noodzaak. Denk ook aan een power back-up zodat je bij stroomuitval toch kunt doorwerken en op tijd afleveren.
Informatie
Dit is een erg wijd begrip natuurlijk, maar o zo belangrijk!
Information rules the world. – Winston Churchill
Denk aan: informatie (en de gemakkelijke toegankelijkheid ervan) over de klant, de concurrentie, de partners, boilerplate tekst, vorige offertes, lessons learned en een bibliotheek van foto’s en andere graphics.
Comfortabel
Het offerte team zal er dagen, zo niet langer, doorbrengen. Avonden (en nachten) worden soms doorgewerkt. Zorg er daarom voor dat het hun aan niets ontbreekt. Een keukentje voor koffie en thee en een koelkast met soft-drinks is een must. Wat vers fruit, candy-bar of energiereep. Wordt er s’avonds pizza gehaald, denk dan ook aan een maaltijd met minder koolhydraten en meer groente. Er is genoeg keus tegenwoordig! Borden, bestek, bekers en drinkglazen horen er dus ook bij, evenals een (kleine) vaatwasser.
Probeer een ruimte te krijgen waar ramen zijn die open kunnen en de mensen de buitenwereld kunnen zien, maar denk wel om de beveiliging. Zicht op- en toegang naar een binnentuin is daarom ideaal. Churchill zat in een bunker en moest op het dak gaan staan voor buitenlucht en om toe te zien hoe de vijand Londen bombardeerde.
Heb jij ook een offerte war room? Wat zijn jouw ervaringen?