Die vraag krijg ik aan het eind van mijn training over ons offerte proces. Een zeer terechte vraag. Ik geef volmondig toe dat ik het onderwerp vergeten ben om te adresseren. We praten er even over door met de groep. Er zijn verschillende manieren om een terugkoppeling uit het veld te krijgen. De volgende heb ik aanbevolen.
Ik ben erg geïnteresseerd in activiteiten die je als project- of offerteteam kunt doen om samen iets te bereiken, samen problemen op te lossen of de relaties in de groep te verbeteren. Onlangs heb ik een groepsactiviteit gezien om samen lessons learned te inventariseren. Je wilt namelijk een resultaat hebben waar je team als geheel achterstaat. Het gaat als volgt.
Benodigdheden voor je lessons learned sessie
- 1 uur tijd
- Groot vel papier (of groot whiteboard)
- Ruimte om er rond te staan
- Post-Its™
- Stiften
- Stickervel met kleine ronde stickers (of gebruik de kleinste maat Post-It)
Zo verkrijg je de lessons learned
- Vertel je team minimaal een dag van tevoren wat je van plan bent. Dan kunnen ze er vast over nadenken en een nachtje over slapen!
- Zorg dat je een groot vel papier hebt waar je Post-Its
- op kunt plakken en op kunt schrijven.
- Nadat je verteld hebt wat de bedoeling is, laat je je team 10 minuten focussen op “Dit blijven we doen: … ” Iedere deelnemer schrijft zoveel mogelijk onderwerpen op ( 1 onderwerp op 1 Post-It). Dit zijn de dingen die goed gaan. Plak ze op het vel papier.
- Daarna hetzelfde met de vraag: “Dit blijven we doen en …” Hier bouw je verder op je huidige successen.
- De volgende: “Dit gaan we doen: ….”
- Voor de laatste twee vragen laat je de groep nu de Post-Its groeperen in thema’s.
- Op deze thema’s kan nu gestemd worden met behulp van “dotmocracy”. Geef iedereen 3 kleine stickers. Deze mogen ze plakken bij hun favoriet. Dat mag er 1 of meer zijn op hetzelfde thema. Bij een kleine groep kun je ieder er 5 geven.
Na het stemmen kun je discussiëren over wat er verder moet gebeuren. Je kunt bijvoorbeeld de top 3 thema’s nemen en daarmee aan de slag gaan. Dit is vooral van toepassing en nuttig als je een lessons learned halverwege je offerte proces houdt!
Nadeel
Het nadeel van deze methode is dat de resultaten niet direct gedeeld kunnen worden met mensen die er niet bij waren. Je zult voor hen een samenvatting moeten schrijven. Als het alleen voor je team is dan kun je de resultaten aan de muur laten hangen. Voor iedereen zichtbaar voor de rest van de looptijd.