Ik begeleid een aantal bid teams die binnen enkele weken een aanvraag van de klant verwachten. De contacten zijn gelegd, er is een voorlopige oplossing gedefinieerd en een ruwe prijs en kostprijs zijn bekend. Met andere woorden: het is wachten op de klantaanvraag. Of toch niet?
Zonder klantaanvraag heb je nog geen definitieve eisen en randvoorwaarden. Maar moet je dan maar met de armen over elkaar wachten? Nee, natuurlijk niet. Als er eenmaal een deadline bekend is gaat iedereen rennen. En regelmatig als een kip zonder kop… Probeer daarom altijd zoveel mogelijk te doen voor je de aanvraag binnen hebt.
Voorwerk
Als het goed is heb je al veel informatie uit de capture fase gekregen. Er zijn hot buttons, de concurrentie is in kaart gebracht, je hebt misschien wel een Black Hat review gehouden. Hopelijk heb je zo’n goede relatie met je klant dat je een oplossing besproken hebt en heb je te horen gekregen hoe hij je offerte wil hebben. Met andere woorden: je weet wat je moet doen om te winnen.
Offerte outline
Je kunt beginnen met de outline van de offerte, op basis van wat nodig is om te winnen. Welke oplossing zal worden voorgesteld en welke thema’s zullen worden gepresenteerd in welk deel van de offerte. Dit gebeurt voor 3 aspecten:
- Beantwoorden van de vragen uit de klantaanvraag: beschrijving van de oplossing, planning, risicobeheer, management, training, enz. Hoewel je nog geen aanvraag hebt, weet je dat dit een plaats moet krijgen in je offerte. Begin er dus alvast mee!
- Waarom de klant voor jou moet kiezen: waar worden hot buttons geadresseerd en waar de “less hot” buttons? Welke discriminatoren en voordelen zijn er? Welke trade-offs en bewijs dat we kunnen leveren gaan we inzetten?
- Waarom de klant niet voor de concurrent moet kiezen: waar passen we ghosting toe of vergelijken we onze aanbieding met branchegemiddelden?
Laat zien wat er nodig is om te winnen
Documenteer dit zo visueel mogelijk: storyboards, mock-up, geannoteerde outline, …. Prik het aan de muur voor overzicht en review dit met je schrijvers èn je stakeholders (verkoop, marketing, product management). Dit is goede informatie voor de bid/no-bid beslissing. Laat zien wat er nodig is om te winnen!
Het ontwerp van je offerte laat zien wat nodig is om te winnen
Denk ook hieraan
Andere voorbereidingen die je kunt doen voordat de RFQ wordt ontvangen:
- Zorg dat je templates hebt voor het schrijven van je offerte. Of nog beter: zorg dat er een huisstijl is die je zó kunt gebruiken.
- Er zijn verschillende zaken die generiek vastgelegd moeten worden voor de gehele offerte. Denk aan terminologie, classificatie, gebruik van persoonsvormen, afkortingen, namen etc. Maak daarvoor een style guide.
De klantaanvraag is binnen
Nadat de klantaanvraag is ontvangen maak je een compliance/response matrix en werk je de genoemde 3 aspecten bij. Verfijn tot een niveau dat de schrijvers weten wàt te schrijven en review dit. Hier wordt de kwaliteit van de offerte bepaald! Sterker nog: dit zijn de kwaliteits- èn beoordelingscriteria voor je offerteteksten. Een offerte waar alles in staat wat nodig is om te winnen!